I den bästa av världar fylls en styrelse regelbundet på med nya krafter som skolas in i arbetet. Men hur går det om alla byts ut samtidigt? De flesta föreningar har stadgar som säger att styrelseledamöterna väljs på två år, och att hälften av ledamöterna är på tur att avgå varje år. Skälet till det är att man vill säkra kontinuiteten. Ibland händer det dock att samtliga ledamöter avgår samtidigt och helt nya personer får ta över jobbet.
Precis det hände Malmö Pride för tre år sedan.
– Det hade varit rörigt i föreningen en tid och när hela styrelsen avgick fick vi ha ett extra årsmöte och välja en helt ny styrelse, säger Tove Karnerud, som valdes in i den nya styrelsen som ledamot, men som numera är ordförande.
Att det inte blev någon överlämning tycker hon var svårt.
– Vi fick ju ingen introduktion alls och det tog ett tag innan vi fick kontroll över allt. Vissa saker tar ju lite tid, som att få tillgång till bankkonton och annat.
Inte heller hade de någon att fråga.
– Det hade bildats två falanger bland de tidigare ledamöterna och vi visste inte riktigt vem som hörde till vilken, eller vem vi kunde fråga.
”Det svåraste var nog att vi tappade mycket av historiken.”
Tove Karnerud
Bristen på kontakt med föregångarna fick fler konsekvenser än de rent praktiska.
– Vi tappade väldigt mycket av historiken. Det var nog det allra svåraste. Många samarbeten, både inom och utanför organisationen bygger på personliga relationer, så dem förlorade vi också.
Det extra årsmötet hölls i november. I mars, vid det ordinarie årsmötet, var det administrativa i hamn.
– Det mesta var utrett och vi fick ihop en årsredovisning, men jättemycket låg fortfarande och skvalpade. Vi behövde återskapa förtroendet för föreningen och bygga nya relationer.
Tove Karnerud känner inte till hela bakgrunden till att den gamla styrelsen sprack, men hon är övertygad om att det spelade roll att föreningen skulle vara värd för World Pride 2021, som hölls i Malmö och Köpenhamn.
– Nu blev det ett mindre, pandemi-anpassat program men tanken var att det skulle bli jättestort. Malmö stad hade gått in med en massa pengar så det var ett stort och prestigefullt projekt. Lite för stort, kanske.
”Jag lärde mig mycket på vägen och det är ju ganska tillfredsställande att konstatera att vi fixade det.”
Tove Karnerud
Hon är inte säker på att hon skulle åtagit sig uppdraget om hon på förhand förstått hur mycket jobb det skulle bli att ta över utan överlämning.
– Men jag lärde mig mycket på vägen och det är ju ganska tillfredsställande att konstatera att vi fixade det.
Emma Grzechnik Mörk har liknande erfarenheter. När hon blev ordförande för KFUM Sverige 2019 hade hela den tidigare styrelsen valt att avgå. I det här fallet handlade det inte om någon konflikt.
– Vi har riksombudsmöte vartannat år och då väljs hela styrelsen. Det har kanske hänt tidigare att alla valt att avgå samtidigt, men inte i modern tid. I varje fall inte som någon kan minnas, säger hon.
Som förbundsstyrelse har man i allmänhet uppbackning av ett kansli, eller åtminstone av någon anställd.
– Det hade vi också, men en olycklig omständighet var att även generalsekreteraren var ny sedan ett par månader tillbaka. Han var en enorm trygghet för oss, men han hade inte heller full koll på allt.
Själv fick hon god hjälp av sin mentor och av LSU:s ledarskapsprogram, Ung med makt.
– Redan när jag blev vald fick jag uppmaningen att skaffa en mentor. Jag frågade Karin Olsson, som tidigare varit generalsekreterare på KFUM om hon kunde ställa upp, och det gjorde hon. Jag hade också god kontakt med förra ordföranden.
Det var inte meningen att hon skulle bli ordförande som första uppdrag.
– Jag hade varit engagerad ganska länge, men hade ingen tidigare erfarenhet av att sitta i en förbundsstyrelse. Nu hade jag tackat ja till att ställa upp som ledamot. I sista stund blev dåvarande ordförande, som skulle suttit kvar, tvungen att tacka nej av personliga skäl och då blev jag av valberedningen ombedd att kandidera som ordförande.
Den nya styrelsen fick överta en pågående omorganisation där antalet regioner skulle bli färre genom sammanslagningar.
– Då skulle man behövt lite mer koll på de ”mjuka” värdena. Hur folk tagit förslagen och vem som tyckte vad.
Det var en stor utmaning, men hon tycker också att det finns fördelar med att alla var nya.
– Man kan ju röra om i grytan en del när alla är nya. Men mycket tid har gått till att uppfinna hjulet igen. Och mycket som ingår i ett ordförandeskap hade jag ingen erfarenhet av, som till exempel att vara arbetsgivare.
”Det är svårt att hålla ihop en styrelse när man inte får träffas fysiskt.”
Emma Grzechnik Mörk
Sedan kom dessutom pandemin.
– Det är svårt att hålla ihop en styrelse när man inte får träffas fysiskt och vår organisation hade väldigt liten erfarenhet av att jobba digitalt. Som tur var hann vi ha en gemensam utbildningshelg i november 2019. Vårt studieförbund, Sensus, hjälpte oss med olika övningar och vi pratade mycket om struktur och lite djupare frågor, som hur vi reagerar på stress. Att få ledamöter att lära känna varandra och skapa ett tryggt rum är viktigt.
När det var dags för nästa riksombudsmöte i november 2021 sågs styrelsen igen för första gången på två år.
– Jag var väldigt nervös för hur det skulle gå, men det fungerade jättebra. Vi blev ett sådant bra team som samarbetade hur bra som helst. Vi fick till och med beröm för hur bra vi funkade tillsammans.
”Alla mår bra av tydlighet och struktur.”
Emma Grzechnik Mörk
Nu har Emma Grzechnik Mörk avgått. I backspegeln tycker hon att en god planering och struktur var det som gjorde att styrelsearbetet fungerade.
– Alla mår bra av tydlighet och struktur. Man behöver ha koll på årshjulet för organisationen: när verksamhetsplaneringen måste påbörjas och när årsredovisningen ska vara klar. Det skapar överblick och minskar stressen.