Erik Wagner, ansvarig för IOGT-NTOs strategiska utveckling, tror på det nya systemet. Under första halva av mars månad har sju videokonferensmöten ägt rum med sammantaget 17 distrikt. Endast Skaraborg och Gotland har i nuläget inte tillgång till videokonferensutrustning och har därför inte kunnat delta på samma premisser som övriga distrikt.
Inför kongressen 2015 har IOGT-NTO påbörjat en rad olika processer, bland annat förslag på ny sexårig strategi och förslag på ny mål- och verksamhetsinriktning. Det är en av de frågor som har diskuterats på videokonferensmötena. En annan fråga som har diskuterats är distriktens roll i framtidens folkrörelse.
Med på mötena är tre-fyra distrikt, som får chansen att mötas virtuellt. De kan se och följa varandra via skärmar, trots att de sitter i sina hemlokaler.
– Jag är nöjd och tycker att det har gått bra att hålla videokonferensmöten, säger Erik Wagner.
– Tekniken har fungerat och de flesta som har deltagit verkar tycka att det är ett okej alternativ till ett fysiskt möte. Fördelen är att man slipper resorna och att man kan föra samman distrikt som befinner sig långt ifrån varandra geografiskt och av den anledningen sällan träffas. En nackdel kan vara att man mister närheten till individerna, men jag ser ändå detta som ett bra komplement till fysiska möten. Vi är en social rörelse och gillar att träffas. Nu kan det bli oftare.
Erik Wagner tillägger att det absolut finns utvecklingspotential i systemet och att det kan bli bättre och användas mer kreativt.
– Jag tänker att man exempelvis skulle kunna ha frågetävlingar eller värvarpepp via videokonferens.
Till dagens möte är Uppsala, Gävleborg, Östergötland och Örebro inbjudna. Distriktsdeltagarna syns i egna små rutor på den stora videoskärmen. Vill man inte avlyssnas trycker man bara på ”mute”.
Klockan 18.30 hälsar Erik Wagner och Ulf Persson, förbundskassör, de deltagande distrikten välkomna. De vinkar, skojar lite och presenterar sig och visst känns närvaron när man ser de fysiska personerna, om än på en skärm. Erik ber någon från varje distrikt att dokumentera det som sägs.
Den första övningen utgår från IOGT-NTOs nuvarande sex strategiska mål. Deltagarna ombeds att under 25 minuter fundera och diskutera kring styrkor, svagheter, hot, hinder och möjligheter.
När tiden är ute sätts mikrofonerna på igen och varje distrikt redovisar vad de har kommit fram till. De hör också varandra och kan kommentera om de vill. Nästa övning handlar om att rangordna de strategiska målen.
Vilka lärdomar har ni dragit av videokonferensmötena?
– När vi kallar på distrikten vill vi gärna beta av minst två frågeställningar, för att vara effektiva. Men egentligen hade jag önskat att man kunde fördjupa sig mer kring en frågeställning och att distrikten kunde diskutera mera sinsemellan. Bra beslut kräver en bra dialog med, men också mellan distrikten, säger Erik Wagner.
Mötena ska bland annat resultera i ett utkast till en ny strategisk plan som ska på remiss efter årsskiftet. Arbetsgruppen behöver samla in kunskap, så under året arrangeras även två distriktssamlingar, dialogcaféer och en medlemsundersökning.
Vad tycker distrikten själv om att mötas via videolänk? Peter Olsson är ordförande i Östergötlands distrikt och en av deltagarna
– Jag tycker i stort sett att det fungerar bra och är definitivt bättre än en telefonkonferens, säger Peter Olsson.
– Naturligtvis slår det inte riktiga, fysiska möten. Det är viktigt att det här systemet inte tar överhanden utan är ett komplement. Man upplever en närvaro, men missar kanske minspel och annat. Mötesformen kräver ganska mycket disciplin från deltagarna, men det är ett bra sätt att ha tätare möten eftersom man slipper alla resor. På det här sättet kan vi ses oftare, vilket är en stor fördel.